Jani Listenmaa

Kirjoittaja

Kuvitteletko olevasi tiedolla johtamisen pyramidin huipulla, vaikka rakennesuunnitelma on vielä tekemättä saati perustukset valamatta?

Tiedolla johtaminen on aarteenetsinnän kaltainen prosessi, jolla pyritään luomaan organisaatiolle paremmat menestyksen mahdollisuudet. Blogisarjan ensimmäisessä osassa kerroimme, että prosessi käynnistyy selvittämällä tiedolla johtamisen nyky- ja tahtotila sekä konkreettinen askellus kohti päämäärää. Seuraavaksi on vuorossa tiedolla johtamisen mallintaminen, joka koostuu vankasta arkkitehtuurista ja konkreettisesta prosessista, jolla aarteen luo päästään.

Tiedolla johtamisen mallintaminen aloitetaan kirkastamalla päämäärä, jota tavoitellaan. Päämäärä voi olla johdettu koko organisaation tavoitteista tai se voi olla organisaation yksittäisen osa-alueen tai toiminnon osa. Tavoitteen kirkastamisen jälkeen määritellään, mikä tieto osoittaa parhaalla mahdollisella tavalla tavoitteen toteutumista ja toisaalta mikä tieto selittää, että tavoite on toteutumassa. Lisäksi mahdollistetaan osoittavaan mittariin vaikuttaminen matkan aikana. Selittävät mittarit kuvaavat, mitkä ovat ne tuloksiin ja tavoitteisiin johtavat aktiviteetit ja missä, miten, milloin ja keneltä aktiviteetteja mitataan, jotta ne ohjaavat toimintaa optimaalisesti. Tiedolla johtamisen tuloksellisuuden näkökulmasta on erittäin tärkeää, että kaikki johtamisen tasot ja koko työyhteisö huomioidaan niin tavoitteiden kuin mittarien määrittelyssä.

Arkkitehtuurissa on syytä huomioda seuraavat tasot:

  1. Mikä on tavoite ja mikä tieto parhaiten osoittaa tavoitteen toteutumista?
  2. Mikä tai mitkä tiedot selittävät parhaiten osoittavan mittarin toteutumista?
  3. Mitkä ovat tarkat mittarit ja mistä tietolähteistä tieto saadaan?

Kun arkkitehtuuri on vakaalla pohjalla, voidaan luoda prosessi, jossa oikea tieto tavoittaa oikeat ihmiset oikeaan aikaan sekä määritellään, millaisiin keskusteluihin ja toimenpiteisiin eritasoiset tiedon impulssit johtavat ja miten niihin tulee reagoida.

Tiedolla johtamisen kokonaisuuden hahmottamisen kannalta on tärkeää kuvata, millä aikajänteellä tietoa raportoidaan ja hyödynnetään, kuka sitä hyödyntää, ja suhteuttaa se organisaation muihin prosesseihin. Tältä pohjalta hahmottuu tiedolla johtamisen vuosikellon ydin.

Prosessissa on syytä huomioida kolme tasoa:

  1. Mikä tieto on jatkuvaisluonteista ja päivittäistä johtamista tukevaa?
  2. Mikä tieto on poikkileikkaavaa tai pidemmällä aikajänteellä tuotettavaa toistuvaisluonteista tietoa pidemmän aikavälin suunnittelun tueksi?
  3. Ketkä ovat vastuuhenkilöitä ja mitkä ovat heille määriteltävät tiedolla johtamisen toimenpidekehikot niin ajallisesti kuin toiminnan tasoilla?

Vuosikellon avulla hahmotetaan iso kuva siitä, mitä organisaatiossa tai sen osissa tapahtuu tiedolla johtamisen näkökulmasta ja mitä teemoja eri vastuuhenkilöillä on työpöydällään eri aikajaksoilla. Iso kuva pilkotaan edelleen pienempiin osiin niin, että se toimii konkreettisena toimintaa ohjaavana kokonaisuutena suhteutettuna organisaation muihin toimintakäytänteisiin (esim. palaverikäytännöt, hallitustyöskentely, toimenpidesuunnitelmat ja budjetointi).

Jotta tiedolla johtamisen prosessi voi toimia, tieto pitää tehdä näkyväksi mahdollisimman informatiivisesti, mutta ymmärrettävästi. Tiedon raportoinnissa voidaan tunnistaa kolme tasoa, joita määrittävät tiedon hyödyntämisen luonne ja tarkoitus:

Ensimmäinen on organisaation vastuuhenkilön mahdollisuus hyödyntää tietoa päivittäisen johtamisen tukena. Tällöin tiedon saatavuuden nopeus ja helppous ovat keskeisiä tekijöitä raportoinnissa, joka vaatii tiedon kiteyttämistä avainasioihin. Toinen taso on tiedon hyödyntäminen pidemmällä aikajänteellä kehittämistyössä, jossa nopeuden sijasta tärkeämpää on mahdollisuus monipuoliseen ja syventävään analysointiin. Kolmantena tasona voidaan nostaa esiin tiedon näkyväksi tekeminen avoimesti koko organisaatiossa sisäisesti sekä sidosryhmille ja asiakkaille. Mitä laajemmin ja avoimemmin tieto tuodaan näkyville, sitä voimakkaammin se tukee tiedolla johtamisen kulttuurin syntymistä.

Kun tavoitteet, osoittavat ja niitä selittävät mittarit, tietolähteet ja mittauspisteet sekä kullekin tiedolle luonteensa mukaisesti ja organisaatiolle soveltuva prosessi tiedon hyödyntämiseen on kuvattu, kootaan se visuaaliseksi tiedolla johtamisen malliksi. Tiedolla johtamisen malli toimii organisaation tiedolla johtamisen perustana ja auttaa ohjamaan toimintaa optimaalisesti ja tekee sen läpinäkyväksi koko organisaatiolle.

Se, miten tiedolla johtamisen malli saadaan käytännössä jalkautettua osaksi organisaation tiedolla johtamisen kulttuuria onkin sitten oma tarinansa, johon perehdytään tarkemmin seuraavassa blogissamme.

 

Ota yhteyttä

Tai soita suoraan Jani Listenmaalle, puh. +358 50 911 3866.

 

Tutustu vielä tiedolla johtamisen palveluihimme ja lue lisää oppaastamme!

 


Viimeisimmät artikkelit:

Tilaa Innolinkin uutiskirje ja ryhdy tiedolla johtajaksi.

 

Miten voimme helpottaa arkeasi? Jätä viesti, niin otamme sinuun yhteyttä.

 

Ota yhteyttä